اصول و کلیات خبر نویسی در روابط عمومی

روابط عمومی ها با برخورداری از دانش تخصصی و پایبندی به اصول حرفه ای و اخلاقی ضمن شناخت مسئولیتها و جایگاه خویش ، نیازها و منافع متقابلی را با مطبوعات (رسانه ها) مطمح نظر قرار داده و با استفاده از راهکارهای مناسب ارتباطی و پرهیز از انتظارات نامعقول و غیر منطقی سعی در ارائه اطلاعات و اخبار شفاف و درست از سازمان به منظور فراهم سازی شرایط توسعه یافتگی و رشد یکدیگردارند.
روابط عمومی بدلیل بهره گیری و استفاده از هنرهایی چون نویسندگی ،موسیقی ، طراحی ، خطاطی ، نقاشی و … همواره به عنوان یک فن ، هنر و دانش تخصصی شناخته شده است . هنر نویسندگی در این میان از بیشترین کاربرد و کارایی در روابط عمومی برخوردار است و دائماً در تهیه گزارش، خبر، مقاله، بیانیه، آگهی، مصاحبه، سخنرانی، تنظیم بروشور، کاتالوگ و … مورد استفاده قرار می گیرد.
نویسندگی در بیانی ساده عبارت است از بیان افکار و احساسات در قالب الفاظ و کلمات درست و دلنشین بطوریکه خواننده بتواند بدون زحمت و به سهولت آنرا درک نموده و مقصود نویسنده را بخوبی بفهمد.
بنیان روابط عمومی بر ارتباطات استوار است و ارتباط با رسانه از جمله محوری ترین حوزه های تخصصی روابط عمومی بشمار می رود . نگارش و نویسندگی پیش نیاز برقراری ارتباط هم سنگ و موثر و متقابل بین رسانه ها و روابط عمومی ها تلقی می گردد . رسانه ها مناسبترین فرصتها را برای ارتباط بین روابط عمومی با افکار عمومی فراهم می سازند هر چند که روابط عمومی ها باید از سایر امکانات برای انتقال اطلاعات ، اخبار و برنامه ها برای ارتباطات میان فردی و گروهی نیز بهره ببرند اما اثر گذاری و کارایی رسانه های جمعی و بخصوص مطبوعات بیشتر از سایر تکنیکها و وسایل ارتباط جمعی است .
● بررسی رابطه بین روابط عمومی ها و رسانه ها
یکی از مهمترین وظایف روابط عمومی ها بخصوص در بخش های دولتی ، تولید و تنظیم خبر و تلاش در راستای بکار گیری از راهکارهای مهم ارتباطی جهت انتشار به موقع و موثر آن در رسانه هاست . 
رسانه های جمعی ماهیتاً بدلیل برخورداری از ویژگیهای خاص خود از قبیل : سرعت انتشار اخبار ، نظم در انتشار ، گستردگی حوزه انتشار ، تداوم انتشار ، فراوانی حوزه مخاطبان ، در دسترس بودن و همچنین پائین بودن هزینه ها ، همواره مفیدترین ، سریعترین و با صرفه ترین ابزار برای ارتباط روابط عمومی در تبادل عملکرد سازمان و دریافت بازخوردها و آگاهی از داوریها و ارزیابیهای خوانندگان به شمار می روند .بطور کلی دودیدگاه مهم در خصوص رابطه بین روابط عمومی ها و رسانه ها می توان از یکدیگر تفکیک و متمایز کرد که هر کدام بر کارکردها و بنیانهای نظری خاصی استوارند .
در دیدگاه اول روابط عمومی ها ارتباطات خاص و تعریف شده ای که مبتنی بر ترجیح منافع و مصالح سازمان است را با رسانه ها از جمله رسانه های نوشتاری ( مطبوعات) و رسانه ای شنیداری و دیداری (رادیو و تلویزیون) برقرار می کنند . دراین رویکرد هریک ازطرفین (روابط عمومی و رسانه ها) بدنبال تأمین خواسته ها و نیازهایی هستند که درپاره ای اوقات با یکدیگر متفاوت و حتی متضاد و مغایرند . 
بر اساس این دیدگاه هدف روابط عمومی ها عبارت است از حفظ منافع سازمان در جهت کارآمد نشان دادن سازمان، تبلیغ دستاوردها، تشریح موفقیت ها، حفظ و تثبیت وضعیت موجود ونهایتاً مشروع و موجه جلوه دادن اقدامات و عملکرد های سازمان .
بالطبع بر اساس این رویکرد، اخبار و گزارشهای تنظیم شده از سوی روابط عمومی ها نیز مبتنی بر ارائه اطلاعات با صبغه تبلیغی، آوازه گری ، عدم اشاره به ضعفها و نارسایی ها ، تحریم خبری مطبوعات در حوزه انتشار اخبار انتقادی و تلاش در جهت هر چه بیشتر معرفی کردن و تبلیغ سازمان است . 
بطوریکه بر اساس این دیدگاه شاید پنهانکاری و جلوگیری از دستیابی رسانه ها به اطلاعات و اخبار واقعی سازمان و امتناع از شکل گیری جو انتقاد علیه سازمان متبوع مورد توجه قرار می گیرد. 
عمدتاً روابط عمومی های پیرو این رویکرد از ارائه اخبار و اطلاعات به مطبوعات بی میل بوده و یا در صورت انتشار و انعکاس اخبار سعی بر آن دارند تا عملکرد و اقدامات سازمان خویش را از نظر خوانندگان مهم و حساس جلوه دهند و بیشتر بر وجه تبلیغی آن تکیه نمایند .
این دیدگاه در دراز مدت ناکام خواهد ماند و ممکن است آسیب هایی را به منافع سازمان و نهایتا منافع اجتماعی و ملی مردم وارد کند . چرا که سازمان یک واحد منفرد و مستقل و بی نیاز از ارتباط با سایر سازمانها و نهادها و بخصوص رسانه ها نیست و چنانچه منافع و مصالح آن با رویکردی مشروعیت بخش و احیاناً کاذب و ظاهری عنوان گردد بقا، حفظ و ثبات سازمان با مخاطرات جدی مواجه می شود . 
بر اساس این دیدگاه ، مطبوعات از عملکرد روابط عمومی ها راضی نبوده و دائماً این انتقاد را بر روابط عمومی ها وارد می دانند که رویدادها، اقدامات، عملکردها و اخبار خود را به نحوه مناسب و شفاف در اختیار مطبوعات جهت انعکاس به جامعه و افکار عمومی قرار نمی دهند و یا چنانچه درصدد انجام وظایف اطلاع رسانی خویش برآیند ، سعی دارند با نگاهی تبلیغی و رپرتاژ گونه به تبلیغ خود بپردازند.
دیدگاه دوم دیدگاهی است مبتنی بر ارتباطات متقابل و دو سویه بطوریکه روابط عمومی ها و مطبوعات بجای رقابت و ستیز، درصد تعامل با یکدیگر و مکمل دانستن طرفین می باشند . در این دیدگاه ساختار روابط عمومی ها با برخورداری از دانش تخصصی و پایبندی به اصول حرفه ای و اخلاقی ضمن شناخت مسئولیتها و جایگاه خویش ، نیازها و منافع متقابلی را با مطبوعات (رسانه ها) مطمح نظر قرار داده و با استفاده از راهکارهای مناسب ارتباطی و پرهیز از انتظارات نامعقول و غیر منطقی سعی در ارائه اطلاعات و اخبار شفاف و درست از سازمان به منظور فراهم سازی شرایط توسعه یافتگی و رشد یکدیگردارند.
در این دیدگاه از سویی روزنامه ها و مطبوعات با نگاهی خبری و تحلیلی و با برخورداری از بینش حرفه ای و ارتباطی خود سعی در انعکاس صحیح و مناسب مطالب داشته و از سویی روابط عمومی ها نیز به انتشار و انعکاس اخبار بطور منظم و مستمر اقدام می کنند . تعامل و ارتباط متقابل بین روابط عمومی ها و رسانه ها کارکردهایی را برای طرفین به ارمغان می آورد . بطوریکه از سویی فرصت دستیابی به زمان و مکان رایگان در رسانه ها را به منظور انتشار اخبار و اطلاعاتی که روابط عمومی ها به هر دلیل مشتاق به اعلام و انتشار و انعکاس آنها هستند را فراهم می کند و هم از سویی فرصت دستیابی به اخبار و اطلاعات را بصورت رایگان و مستقیم ( دست اول ) در اختیار رسانه ها قرار می دهد . چرا که در اغلب اوقات رسانه ها برای دستیابی به اطلاعات و اخبار سازمانها می بایست با صرف هزینه و زمان و با اعزام خبرنگار به سازمانها و شرکتهای مورد نظر، اطلاعات و اخبار را به سختی بدست آورند .
در دنیای کنونی و در سالهای اخیر روابط عمومی وارد مرحله جدیدی ( شاید بتوان آنرا دیدگاه سوم تلقی کرد ) از تکامل و رشد و بالندگی خود گردیده که از پیشرو بودن ومتعالی بودن سازمان حکایت دارد. روابط عمومی پویا مهمترین صفت روابط عمومی مدرن و تخصصی بشمار می رود . در این مرحله، فعالیت اصلی روابط عمومی ها صرفاً اطلاع سانی و خبر رسانی نیست . روابط عمومی پویا علاوه بر انجام هر چه علمی تر و تخصصی تر وظایف و مسئولیتهای سنتی خود ، مهمترین وظیفه و مسئولیت خویش را تحقیق و پژوهش در سطح جامعه می داند . چرا که بر این باورند که تحقیق مقدمه توسعه و رشد است و هر گونه هدف گذاری ، برنامه ریزی ، تعیین استراتژی و روش شناسی و حرکت جهت نیل به دستاوردها منوط به انجام پژوهش و تحقیق است .
بر این اساس روابط عمومی با انجام تحقیق و پژوهش و جمع آوری اطلاعات و ارائه آن به درون سازمان ( مدیریت ارشد و تصمیم گیران) سعی دارد تا مدیریت را از بازخوردها مطلع نماید . بطوریکه مدیریت سازمان بداند چه مسائلی در جامعه در ارتباط با سازمان وجود دارد ؟ مردم در رابطه با سازمان چه می اندیشند ؟مشتریان و مخاطبان، خدمات و محصولات شرکت را چگونه ارزیابی می کنند؟ و… . از این رهگذر ضمن نیاز سنجی و اشراف و آگاهی از محیط پیرامونی و درونی ، نیازهای ارتباطی شناسایی و در جهت تحقیق اهداف مورد نظر برنامه ریزی و سیاستگذاری بعمل خواهد آمد .
در این مسیر روابط عمومی نه تنها عملکردها را تشریح می کنند بلکه زمینه تحقق عملکرد را نیز فراهم نموده و بسترهای لازم جهت تصمیم گیری و برنامه ریزی مناسب بر اساس نیازهای عمومی و خواست های اجتماعی و فرهنگی را نیز مهیا می نماید . 
روابط عمومی پویا با انتقال پیام های صحیح و متناسب با زمان و مکان خاص خود ، به تشریح برنامه ها و سیاستها و اقدامات انجام شده سازمان متبوع در جهت پاسخگویی به نیازهای مخاطبان که در حقیقت از نیازها و باز خوردهای اولیه ( یافته های پژوهش) اخذ شده می پردازد . در این مرحله روابط عمومی نیازی به پنهانکاری اخبار و اطلاعات ندارد و فاصله مردم و سازمانها با استفاده از کانالهای مختلف ارتباطی هر روز کمتر شده و شکاف اطلاعاتی بین سازمان و مخاطبان اعم از مردم و رسانه ها نا چیزتر می شود . این رویکرد بر الگوی سه سویه ملت ، رسانه ها و دولت استوار است .
● تعریف خبر
خبر اطلاعات مربوط به یک رویداد یا اتفاق یا تحول است که در جایی چاپ یا پخش می شود . در واقع خبر گزارشی از رویدادهاست که دارای یک یا چند ارزش خبری است . هدف خبر آگاهی بخشی و اطلاعات رسانی است . خبر چنانچه بصورت حرفه ای تهیه و تنظیم شود می تواند اثر بخشی تبلیغی را نیز بطور پنهان بوجود آورد . نگارش و تهیه خبر مانند دیگر کارهای مطبوعاتی ریشه در خلاقیت ، دانش ، ذوق ، سلیقه ، عشق ، استعداد و افکار نویسنده دارد که در این میان مستلزم برخورداری از تکنیکهای ارتباطی و نوشتاری است .هدف اصلی یک خبر ، ایجاد و خلق احساس عمیق و ژرف از رخ داد پدیده ای است که مورد توجه افکار عمومی قرار می گیرد .
نویسندگی بعنوان یک هنر ، مستلزم اصولی است و نویسنده می بایست برخوردار از صفات و ویژگیها یی باشد تا بتواند در کار و فعالیت خویش بطور موثر و موفق عمل نماید . نویسنده روابط عمومی که وظیفه مستقیم تنظیم و تهیه اخبار و گزارشات و مقالات را بر عهده دارد نیز از این قاعده مستثنی نیست و موفقیت وی و بالطبع روابط عمومی و سازمان در گرو برخورداری از شرایطی از قبیل ، داشتن ذوق و استعداد نویسندگی ، عشق به نوشتن ، علاقه به یادگیری ،خواندن و مطالعه کردن ، برخورداری از گنجینه لغات ، کنجکاوی و تیز بینی ، داشتن هوش بالا ، توانایی جوشش با طبقات مختلف اجتماعی ، داشتن توانایی جسمی و روحی جهت برقراری ارتباط با منابع خبری ، پرهیز از تکبر و خود بزرگ بینی و… است.
نویسندگی در روابط عمومی با روزنامه نگاری تخصصی که بعنوان نویسنده در مطبوعات مشغول به فعالیت است به لحاظ اهداف ، کانالهای ارتباطی و نوع مخاطبین و نحوه تأثیر گذاری بر افکار عمومی دارای تفاوت هایی است . هدف روزنامه نگار و خبرنگار تخصصی ( که در حوزه رسانه ها مشغول است ) ارائه اطلاعات و اخبار به گونه ای بی طرفانه و هدفمند است . هر چند که میل شخصی و میزان دانش تخصصی وی در حرفه روزنامه نگاری بر نحوه و نوع استفاده وی از واژگان در تنظیم خبر موثر است اما میزان دخالت و جانبداری نویسنده روابط عمومی از نوع اخبار و چگونگی تنظیم اطلاعات جهت انتشار و انعکاس ملموس تر و قوی تر است . او علاوه بر انتشار خبر سعی در آگاهسازی ، ترغیب و متقاعد ساختن شنونده و کسب حمایت مخاطبان از طریق بکارگیری شیوه ها و تکنیکهای خاص خبری و نوشتاری است و سعی در جلوه دادن عملکردها و فعالیت های سازمان متبوع خود در نگاه خوانندگان دارد . نویسنده روابط عمومی با این رویکردی می نویسد که چگونه می توان به سازمان در جهت رسیدن به اهدافش کمک کرد ؟ چگونه می توان با انتشار اخبار متعدد ، خدمات ودستاورد ها و عملکردهای سازمان را به بهترین شکل تشریح و اطلاع رسانی کرد ؟
کانون اصلی هر خبر را دو شاخص فراگیر بودن خبر ( گستردگی و مورد توجه قرار گرفتن آن خبربرای عده زیادی از مخاطبان) و سرعت تهیه و انتشار تشکیل می دهد . هر خبر می تواند در بر گیرنده ارزشهای خبری ، عناصر خبری و همچنین سایر ویژگیها و کاربردها باشد که در ذیل به این مقوالات اشاره می شود .
● ارزشهای خبری
هر خبر دارای ارزشهای خبری یا معیارهایی هستند که می تواند برای مخاطبان مهم جلوه نماید . بعبارت دیگر هر رویداد می تواند دارای یک یا چند ارزش باشد که به آنها ارزش خبری می گویند . 
ارزشهای خبری باعث می شوند که یک رویداد یا اتفاق به یک خبر تبدیل شود. ارزشهای خبری به خبر قدر و منزلت و ارزش و اهمیت می دهد ارزشهای خبری عبارتند از :
۱) فراگیری یا در بر گیرندگی
هر رویدادی که جمعی وسیعی از مردم را در بر گیرد و بعبارت دیگر به جمع فراوانی از مردم مربوط باشد و بر آنها تأثیر گذار باشد از شاخص فراگیری برخوردار است .
۲) شهرت
هیشه افراد ، نهادها و گروههایی که دارای شهرت هستند مورد توجه قرار می گیرند و می توانند ارزش وجایگاه ویژه ای را در بین خبرها به خود اختصاص دهند .
۳) تضاد و اختلاف
همواره خبرهایی که در برگیرنده تضاد ، درگیری ، کشمکش و اختلاف بین انسانها ، گروهها و سازمانها هستند مورد توجه قرار می گیرند .
۴) غیر عادی بودن و شگفتی
حوادث شگفت انگیز و غیر عادی که بصورت استثنایی رخ می دهند می تواند توجه و نظر مخاطبان و مردم را به خود جلب کند .
۵) فراوانی در میزان ، تعداد و مقدار
هر حادثه یا رویدادی که بر گیرنده ارقام بالا ، تعداد بالا ، یا برخوردار از مقادیر قابل توجهی از مقدار و میزان باشد می تواند نظر مردم را به خود جلب کند .
۶) تازگی و جدید بودن
تازه بودن و جدید بودن اخبار (دست اول بودن) و توجه به زمان انتشار خبر موجب توجه مخاطبان می شود .
۷) نزدیک بودن و مجاورت با خبر
مجاورت و نزدیک بودن مکانی ، فضایی و معنایی افراد با اخبار و رویدادها موجب مهم واقع شدن خبر برای عده ای که در آن محدوده جغرافیایی یا معنایی و فضایی قرار دارند می گردد .
اخبار و گزارشهای خبری باید برخوردار از عناصری باشد که به آنها عناصر خبری می گویند . اخباری که در بر گیرنده عناصر ششگانه خبری نیستند به لحاظ محتوا و غنای خبری و نگارشی ناقص بوده و برخوردار از کاستی های ساختاری اند .
عناصری خبری عبارتند از :
۱) چه ( چه چیزی ) : بیان اینکه چه چیزی رخ داده است . چه : مهمترین عنصر خبری است که ماهیت رویداد را مشخص می کند .
۲) چه کسی : منظور بیان خالق یا ایجاد کننده رویداد است . یعنی چه کسانی موجب حادث شدن اتفاق یا رویداد و خبر شده اند .
۳) کجا : یعنی رویداد یا خبر در چه محلی اتفاق افتاده و ایجاد شده است. منظور از« کجا » در واقع محل وقوع رویداد و توجه به عنصر مکان است .
۴) کی ( چه موقع) : رویداد در چه زمانی اتفاق افتاده است . منظور از «کی» در واقع زمان وقوع رویداد و توجه به عنصر زمانی خبر است .
۵) چرا: عنصر تحلیلی خبر است این عنصر علت وقوع و هدف و انگیزه اصلی تهیه خبر و رویداد یا حادثه را بیان می کند .
۶) چگونه (چطور): عنصر تشریحی و توصیفی خبر است . این عنصر نحوه و مکانیزم وقوع خبر یا رویداد و مراحل و فرآیند حاکم بر آن خبر را برای مخاطب بیان می کند .
● انتشار خبر
تا حد ممکن باید تلاش کنیم در یک خبر به تمامی عناصر خبری توجه داشته باشیم و در فرآیند خبر رسانی به پرسشهای عناصر خبری پاسخی کوتاه و جامع ارائه دهیم . لزوماً هر خبر بطورقطعی و حتمی منتشر نمی شود و عوامل مختلفی در احتمال و شانس انتشار و درج خبر از سوی رسانه ها وجود دارد که روابط عمومی ها می بایست با شناسایی و درک جامع این عوامل نسبت به انتخاب بهترین راهکار و تکنیک ارتباطی جهت ارتباط با رسانه ها اقدام نمایند . 
بطوریکه رسانه ها با توجه به نحوه مدیریت و نوع مالکیت آنان ، سیاستها ، خط مشی ها ، دوره های انتشار ، شرایط اجتماعی و سیاسی کشور و …دائماً دست به گزینش اخبار و اطلاعات و همچنین نحوه انعکاس اخبار ارسالی از سوی روابط عمومی ها می زنند.
رسانه ها عمدتاً بر اساس نوع مالکیت و مدیریت به انواعی شامل رسانه های خصوصی ، رسانه های دولتی و رسانه های عمومی قابل طبقه بندی و تفکیک می باشند .
رسانه های خصوصی تمایل بسیار اندکی در انعکاس اخباری که از سوی روابط عمومی ها تهیه می شوند دارند . نشریات خصوصی معمولاً روشی انتقادی داشته و می کوشند در مورد اخبار و اطلاعات شخصاً جستجو و تحقیق کنند و سپس بادیدگاهی تحلیلی و تفسیری به بررسی اخبار بپردازند .
رسانه های دولتی و بخصوص مطبوعات دولتی با روابط عمومی ها رابطه ای گرم تر ، متقابل و ارتباط قوی تری دارند بخصوص چنانچه روابط عمومی های دستگاههای دولتی طرف تعامل آنها باشند ، امکان درج و انعکاس اخبار روابط عمومی ها در نشریات دولتی بخاطر وجود روابط متقابل بین آنها بسیار بیشتر از نشریات خصوصی و عمومی است . مثلا روزنامه ایران و اکثر خبرگزاریها را می توان ازجمله رسانه های دولتی بشمار آورد.
رسانه ها و مطبوعات عمومی را می توان حد فاصل مطبوعات خصوصی و دولتی قلمداد کرد . مطبوعات عمومی با توجه به سیاستها و خط مشی ها خود سعی دراطلاع رسانی صحیح و بی طرفانه از اخبار گوناگون و متعدد دارند . روزنامه های اطلاعات و کیهان را می توان از جمله مطبوعات عمومی کشورمان بشمار آورد.
در ارتباط با دوره انتشار نیز باید عنوان داشت که نشریات روزانه و هفتگی تمایل بیشتری به انتشار و انعکاس اخبار دارند و در مقابل نشریات ادواری مثل ماهنامه ها ، فصلنامه ، سالنامه ها و … بیشتر تمایل به ارائه تفسیر های خبری ، تحلیل ، مصاحبه های غیر خبری و … دارند .
شرایط سیاسی و اجتماعی و مناسبتهای مذهبی و ملی نیز بر انتخاب و گزینش اخبار و رویدادها تأثیر گذار است. در ایام و شرایطی که تراکم خبری به علت وقوع رویدادهای خاص بیشتر است، شانس انتشار اخبار عمومی و مطالبی که از سوی روابط عمومی ها منعکس می گردد کمتر است. مثلاً در زمان برگزاری انتخابات ریاست جمهوری امکان درج و چاپ اخباری مبنی بر عملکرد سازمان که از سوی روابط عمومی ها به رسانه ها مخابره می شود بسیار کم است و یا بالعکس در هفته دولت امکان درج اخبار و گزارشهایی که مبتنی بر عملکردها ، دستاوردها و پروژه های عمرانی دربخش دولتی است بیشتر است .
اطلاع رسانی ، برجسته سازی ، آگاهی بخشی و پیشگیری از بحران از جمله مهمترین کاربردهای خبر بشمار می رود که روابط عمومی ها می بایست با توجه به اهداف سازمانی نسبت به این مهم اقدام نمایند . نویسنده خبر در روابط عمومی می بایست تمامی مراحل کار خبری را به طور کامل انجام و فرآیند کار خبری را به اتمام برساند . وقفه یا کاستی در هر یک از مراحل کار خبری ، اثر بخشی و کارایی فرایند خبری را با چالش روبرو می نمایند .
مراحل فرایند خبری عبارتند از :
۱) خبر گیری و جمع آوری اطلاعات ، روابط عمومی می بایست با برقراری ارتباط موثر با منابع خبری و مطالعه و بررسی پیرامون موضوعات مورد نظر همواره خبرهایی را جهت انتشار در ذهن داشته باشد . 
اسناد و منابع خبری عبارتند از گزارشات سالیانه ، گزارش عملکرد ادواری ، گزارشهای تحقیقی ، گزارشهای فروش و درآمد ، پروژه های در دست اجرا ، پروژه های مصوب آتی ، سخنرانی ها ، همایشها ، مراسمها ، مصاحبه های تخصصی ، تعمیرات دوره ای ، برنامه های اجرایی ، گزارش بازرسی ها و ارزیابی ها ، مصوبات جلسات ، کمیته ها ، گروهها ، گزارش بازدید ها و …
۲) خبر نویسی و تنظیم و نگارش خبر ، صرف در دسترس بودن منابع خبری موجب شکل گیری خبر نمی شود. نویسنده روابط عمومی می بایست ضمن آشنایی با دستور زبان و همچنین شناخت ساختار زبان ، ضمن بکار گیری مناسب ترین واژه ها و با بهره گیری از هنرو خلاقیت نوشتاری خویش نسبت به تهیه خبر بر اساس اصول و مبانی علمی خبر نویسی اقدام نماید.
۳) خبر رسانی و انتشار و ارسال خبر، مخابره کردن خبر به رسانه ها ازجمله خبر گزاریها و مطبوعات و بخصوص رسانه های دیداری و شنیداری یکی دیگر از بخشهای مهم مراحل کار خبری است. چنانچه نویسنده با بهره گیری از منابع خبری و اطلاعاتی و همچنین پیروی از الگوها و اصول خبر نویسی موفق به خلق خبری جذاب و مهم گردد ولی آنرا به موقع مخابره و ارسال ننماید ، تمامی مراحل کار خبری ناکام خواهد ماند . 
گاهی اوقات نقش روابط عمومی ها در کار تهیه خبر و مصاحبه های خبری بدلیل عدم برنامه ریزی درست و عدم پیروی از الگوی منسجم و روش شناسی حرفه ای تنزل می یابد و ممکن است در این شرایط روابط عمومی ها در کل سازمان جایگاه خود را از دست دهند و به بیراهه کشانده شوند چرا که در یک برداشت عمومی ، وظیفه اصلی روابط عمومی از نگاه عوامل سازمانی تهیه و انتشار به موقع اخبار و اطلاعات بشمار می رود .
مطبوعات به لحاظ داشتن محدودیت در چار چوب مطالب و نوع مخاطبان ، معمولاً از گزارشهایی استفاده می کنند که در قالب و اصول روزنامه نگاری تهیه شده باشد . در گزارشات ارسالی به رسانه ها ضمن توجه به ارزشهای خبری و اطلاعاتی ، مختصر نویسی ، حذف اطلاعات زاید و مبهم می بایست نظر و توجه اصحاب رسانه ها را نیز جهت انتشار اخبار جلب نمائیم .
● نکات راهنما جهت تهیه و تنظیم خبر در روابط عمومی
اطلاعات دقیق ، گویا و صحیح را برای مخاطبان بیان کنیم . 
مسائل مهم و حساس را بیان کنیم . 
مخاطب شناسی کنیم و همواره خود را بجای مخاطب قرار دهیم. 
ساده و روان بنویسیم و به غنای محتوا بیندشیم . 
قبل از تهیه خبر نسبت به کسب اطلاع از موضوع و افزایش میزان آگاهی از ابعاد مختلف پدیده یا واقعه کوشش نمائیم. 
اهداف مورد نظر در خبر رسانی از قبیل نتایج ارتباطی ، تعیین نوع پیام ، انتخاب کانال ارتباطی و… رابه دقت مورد نظر قرار دهیم. 
گویا ، رسا، و مختصر بنویسیم. 
با زبان سوم شخص و با تکیه بر زمان گذشته بنویسیم بطوریکه احساس بی طرف بودن ما به مخاطب القاء شود . 
بر روی موضوع خبر و عناصر خبری تکیه کنیم و هرگز وحدت موضوعی خبر را فراموش نکنیم. 
ارزشهای خبری را مد نظر قرارداده و بهترین شکل ممکن از آنها بهره ببریم . 
چارچوب کلی خبر را بصورت مرحله ای بیان کنیم و صرفاً به زوایا یا عناصر خاصی از خبر تکیه نکنیم . 
تا حد ممکن به شیوه هرم وارونه بنویسیم. 
ترجیحاً با لیدهای متکی بر عنصر « چه چیزی»شروع کنیم . 
با بیان نقل قول های مستند ، اعتبار و اعتماد خبرها را بیفزائیم و روحی جذاب و زنده به خبرها بدهیم . 
به اصل خبر بپردازیم و از تعریف ، تمجید ، تبلیغ یا نفی اتفاق و رویداد پرهیز کنیم . 
منابع خبری را ذکر کنیم. 
نظر خود را بجای خبر به خواننده القا نکنیم. 
از بیان مطالب حاشیه ای و آوردن مطالب جزئی و بی ارزش پرهیز کنیم . 
چنانچه در خبر مجبور شدیم لید را با « چه کسی » آغاز کنیم ،سمت و عنوان شخص را بر نام و نام خانوادگی او ترجیح دهیم . 
مهمترین عناصر خبری از جمله چه چیزی ، چه کسی و کجا را در پاراگراف اول خبر و تحت قالب لید خبر بیان کنیم. 
جمله بندی مناسب و پرهیز از اطناب در جمله نویسی را رعایت کنیم . بهترین حالت بهره گرفتن از حداکثر ۱۵ تا ۱۷ واژه در یک جمله است. 
از پاراگرافهای کوتاه استفاده کنیم و هر پاراگراف را به موضوعی خاص اختصاص دهیم . بهتر آن است که هر پاراگراف بیشتر از ۶ تا ۸ خط نباشد . 
دانش خویش در حوزه شناخت ساختار و دستور زبان فارسی را تقویت کنیم . 
مطالعه کردن و خواندن مقدمه نوشتن است . برای خوب نوشتن باید خوب مطالعه کنیم . 
بهتر است ارقام را بصورت حروفی بنویسیم . 
از بیان و بکار گیری کلمات و اصطلاحات محاوره ای در نوشته ها پرهیز کنیم . 
سرعت در تهیه ، تنظیم و انتشار خبر را هرگز فراموش نکنیم. 
غلطهای املایی و انشائی آفت خبر است . مواظب اینگونه خطاها باشیم. 
اصول اخلاقی و حرفه ای را رعایت کنیم و در چارچوبهای قانونی و اخلاقی بنویسیم. 
از بیان و کاربرد کلمات تخصصی در تنظیم خبر برای مطبوعات تا حد ممکن اجتناب کنیم . 
در بیان و نوشته ها اغراق نکنیم. 
موانع پیرامونی انتشار و درج اخبار را شناسایی و آنرا به بهترین نحو مدیریت کنیم .

گرد آوری – ابراهیم پورتقی